Автоматизація у RevukCRM: повний огляд

Менеджер забув подзвонити по простроченому рахунку. Лід з Telegram впав посеред ночі — і його ніхто не побачив до ранку. Угода зайшла, а відповідальний за неї лишився не призначеним. Усе це — не про те, що команда погана. Це про те, що люди не повинні робити те, що може зробити система.

Модуль Автоматизація у RevukCRM ловить подію, перевіряє умову і виконує дію — без жодного кліка від вас. Один раз налаштували, далі воно працює саме. Нижче — як це влаштовано і що саме можна доручити CRM.

З чого складається автоматизація

Будь-який сценарій — це три елементи у такому порядку:

1. Тригер — подія, яка запускає сценарій. Наприклад: «створено нову угоду», «прострочено рахунок», «надійшло повідомлення з Telegram», «настала субота 9:00».
2. Умова (опційно) — фільтр, який перевіряє, чи треба продовжувати. Наприклад: «сума угоди понад 5 000 грн» або «у клієнта є тег "VIP"».
3. Дія — те, що CRM зробить. Створить нову задачу, призначить відповідального, напише клієнту, оновить поле, надішле дані у зовнішню систему.

Між ними можуть бути затримки — «зачекати 2 години», «зачекати до завтра 10:00», «зачекати, поки клієнт відповість». Так будується справжній сценарій, а не одинокий рефлекс.

Як створити перший сценарій

У меню Налаштування → Автоматизація ви бачите всі ваші сценарії: ім'я, тригер, перемикач увімкнення, дату створення. Зверху — кнопка «Створити автоматизацію».

Натискаєте — відкривається коротка форма. CRM питає лише три речі:

• Тип: «Проста» (послідовність кроків) або «Builder» (повноцінний візуальний конструктор з розгалуженнями).
• Назва: як ви її називатимете внутрішньо. Наприклад: «Лід з Telegram → угода + привітання».
• Тригер: що саме має статися, щоб запустився сценарій.

Тип не обирається назавжди. Простий сценарій ви завжди можете відкрити в Builder, якщо виявиться, що треба розгалуження. Перехід — одним кліком.

Тригери — що запускає сценарій

Тригери у RevukCRM згруповані за сутностями. У кожній групі — кілька варіантів подій.

• Угоди — створення, редагування, зміна статусу, закриття. Це найчастіший вхід: «новий лід», «угода перейшла на оплату», «угоду виграно».
• Контакти — створення, редагування, видалення.
• Чати та повідомлення — новий чат, вхідне повідомлення, вихідне повідомлення. Працює зі всіма каналами, які підключені: Telegram, Viber, WhatsApp, Instagram, Facebook, веб-чат.
• Задачі — створення, завершення, призначення, наближення дедлайну, прострочення, зміна пріоритету. Тут і про «нагадай за 2 години до дедлайну», і про «коли задача провалена — попередь керівника».
• Товари та залишки — нові товари, зміна цін, зміна кількості на складі, поява нової партії, списання.
• Рахунки та платежі — створення рахунку, зміна статусу, повна оплата, прострочення, надходження платежу.
• Виробництво — для тих, хто веде виробничі замовлення: створення замовлення, старт етапу, завершення етапу, фіксація браку, повернення від підрядника.

Окремо — системні тригери, які не залежать від подій у CRM:

• За розкладом — щодня, кожні півгодини, по робочих днях о 9:00, першого числа місяця. Будь-який cron-вираз.
• Ручний запуск — кнопка «Запустити» в інтерфейсі. Підходить для «масових» дій по списку, які запускає сам менеджер.
• Вебхук — унікальний URL, за яким зовнішня система (форма на сайті, лендінг, інтеграція з партнером) може вистрелити подію. Сценарій запускається без вашої участі.
• Подія віджету — будь-яка інтеграція може породжувати власні події.

Для подій-за-розкладом RevukCRM показує підказку з готовими прикладами: «щодня о 9:00», «будні о 9:00», «щогодини», «кожні 30 хвилин». Не треба пам'ятати синтаксис.

Дії — що CRM робить за вас

Дії розбиті на дві великі групи: робота з даними CRM і зовнішня комунікація.

Робота з даними:

• Створити сутність — нову угоду, контакт, задачу, рахунок. З наперед заповненими полями.
• Змінити поле — оновити будь-яке стандартне або користувацьке поле сутності.
• Завершити сутність — закрити задачу, угоду, рахунок.
• Видалити або клонувати сутність.
• Додати/видалити тег — той самий механізм тегів, який ви використовуєте вручну.
• Призначити відповідального — людину з вашої команди, яка стане «власником» сутності.
• Додати спостерігача — підписати когось на оновлення.
• Додати коментар або нагадування — корисно, коли треба зафіксувати дію в історії.
• Додати платіж до рахунку, змінити статус рахунку — для фінансової автоматизації.

Зовнішня комунікація — повідомлення в месенджерах:

• Текстове повідомлення — звичайний текст з підстановками.
• Кнопки і швидкі відповіді — щоб клієнт обрав варіант, не друкуючи.
• Каруселі — кілька карток з картинками для перегортання.
• Медіа / Файл — фото, відео, документ.
• Запит введення — попросити клієнта ввести щось і отримати відповідь у наступний крок.
• Редагувати повідомлення — оновити раніше надіслане.

У будь-якому тексті можна використовувати підстановки — змінні з тригера або з попередніх кроків. Замість «Доброго дня!» — «Доброго дня, Олено! Дякуємо за звернення з приводу дитячого свята». CRM сама підставляє ім'я і тему з картки угоди.

HTTP-запит — це окрема дія, яка дозволяє підняти телефон до будь-якого зовнішнього сервісу. Надіслати дані в Google Sheets, у вашу систему обліку, у месенджер партнера, у власну стару базу. Підтримує GET, POST, PUT, DELETE, шаблонні змінні в URL і тілі запиту, заголовки. Все, що вміє ваш веб-сервіс — вмітиме й автоматизація.

Умови, цикли і затримки

Сценарії без розгалужень — це лише початок. Серйозна автоматизація вимагає логіки.

• Якщо / Інакше — класична двостороння розвилка. «Якщо сума понад 10 000 — призначити старшого менеджера. Інакше — звичайному».
• Логічна група — поєднання кількох умов через І / АБО.
• Має тег — швидка перевірка, чи закріплений на сутності конкретний тег.
• Перемикач — розгалуження на багато гілок за значенням. «Залежно від міста: Київ → одна логіка, Львів → інша, Одеса → третя».
• Відсотковий розподіл — A/B-тест прямо в сценарії: «половина клієнтів отримає варіант А привітання, половина — варіант Б».

Затримки роблять сценарій по-справжньому живим — він може чекати:

• Чекати час — вказану тривалість (5 хвилин, 2 години, 3 дні).
• Чекати до дати — точну дату й час. Можна підставляти з полів: «за день до дедлайну задачі».
• Чекати подію — паузувати, поки не відбудеться щось інше. «Чекаємо на відповідь клієнта; якщо не відповів за добу — нагадуємо».
• Чекати підтвердження — поставити крок «на ручне схвалення». Поки відповідальний не натиснув кнопку — сценарій не йде далі.
• Вікно часу — продовжити лише в робочі години. «О 23:00 повідомлення не надсилати — дочекатися 9:00».

Два режими редагування

Конструктор автоматизації існує в двох режимах — «Проста» і «Builder».

Проста — це послідовний список кроків зверху вниз. Зручно, коли сценарій лінійний: «подія → надіслати повідомлення → створити задачу → готово». Менше клацання, простіше для першого знайомства.

Builder — повноцінне візуальне полотно з нодами і з'єднаннями. Кожен крок — окрема картка на канві, ви тягнете їх з палітри ліворуч і малюєте з'єднання. Розгалуження зображаються прямо у графі.

Перехід між режимами — одна кнопка. Почали з простого, побачили, що треба розгалуження — відкрили в Builder, і всі ваші кроки опинились там, готові до розширення.

Тестування і журнал виконань

Перш ніж вмикати сценарій у проді, його варто перевірити. CRM має для цього два інструменти.

Тестовий запуск — кнопка вгорі редактора. Сценарій запускається на тестових даних, проходить усі кроки і показує, що зробив би в реальності. Жодних повідомлень клієнтам, жодних змін у CRM — лише репетиція.

Історія виконань — повний журнал того, як сценарій працював у реальному часі. Кожен запуск, на якому кроці він зараз, скільки часу минуло, що пішло не так.

Кожне виконання має статус — «Виконується», «Призупинено», «Завершено», «Помилка», «Скасовано». Якщо щось зламалося, ви бачите, на якому саме кроці, і можете повторити з того місця. Жодне завдання не губиться.

Приклади сценаріїв з реальної практики

Щоб не було абстракції — кілька типових сценаріїв, які налаштовують першими.

Лід з Telegram → угода + привітання. Тригер — «Новий чат». Дія — створити угоду з полями «джерело: Telegram», ім'ям з профілю клієнта. Друга дія — призначити відповідального з черги. Третя — надіслати клієнту: «Доброго дня! Дякуємо, що звернулися. Менеджер відповість протягом 15 хвилин». Усе працює за 3 секунди після того, як клієнт написав.

Прострочений рахунок → нагадування + задача менеджеру. Тригер — «Рахунок прострочено». Затримка 1 годину (раптом це затримка платежу, а не злий намір). Дія — текстове повідомлення: «Доброго дня! Нагадуємо про оплату рахунка №[номер]». Дія — створити задачу для менеджера: «Зателефонувати по простроченому рахунку клієнта». Дедлайн задачі — наступний робочий день.

Угоду виграно → задача-постпродаж через 7 днів. Тригер — «Зміна статусу угоди» з фільтром «новий статус = Виграно». Затримка 7 днів. Дія — створити задачу: «Зателефонувати клієнту, дізнатися враження, запропонувати додаткові послуги». Дрібниця, яка часто дає повторні продажі.

Важлива подія в CRM → миттєве сповіщення в Telegram команди. Тригер — будь-яка подія, яку команді треба знати одразу. Дія — HTTP-запит у Telegram з коротким текстом про те, що сталося. Командний чат пінгується за секунду — не треба тримати CRM відкритою, щоб нічого не пропустити.

Підстановки змінних. Текст у будь-якому полі може містити вирази типу {{trigger.deal.name}} або {{trigger.invoice.number}}. CRM сама замінить їх на реальні значення з угоди чи рахунка під час виконання. Працює у тексті повідомлень, у заголовках задач, у тілі HTTP-запиту.

Користувацькі поля. Якщо ви додали свої поля у картку угоди чи контакта, автоматизація з ними працює так само, як зі стандартними. Можна як читати їх у тригері, так і записувати у дії.

Кілька автоматизацій на одну подію. На одну й ту саму подію можна навісити стільки сценаріїв, скільки треба. Кожен працює незалежно: один сповіщає менеджера, другий пише клієнту, третій оновлює дані в зовнішній системі. Вони не блокують одне одного.

З чого почати

Не намагайтеся одразу автоматизувати все. Виберіть один сценарій, який забирає у команди найбільше часу, і налаштуйте лише його. Подивіться тиждень, як воно працює. Потім додавайте наступний.

Найчастіші перші три:

• автоматичне привітання клієнтів з месенджерів,
• призначення відповідального на нові угоди,
• нагадування про прострочені рахунки.

Це три речі, які майже в кожному бізнесі або робляться вручну, або просто забуваються. CRM не забуде.