Модуль виробництва у RevukCRM: облік замовлень, етапів і собівартості

Більшість CRM закінчуються там, де починається виробництво. Менеджер закрив угоду — і клієнт «зник» у excel-файлах майстерні, де ніхто не бачить ні стану замовлення, ні залишків матеріалу, ні того, хто винний у тому, що партія стоїть третій день. RevukCRM закриває цей розрив. Виробничі замовлення живуть у тому ж кабінеті, що й угоди, контакти, склад і фінанси — і керуються канбан-дошкою, шаблонами з етапами та окремою мобільною сторінкою для майстра в цеху.

Що ви отримуєте в одному кабінеті

• Виробничі завдання з канбан-дошкою і списком, фільтрами за товаром, виконавцем, підрядником, періодом
• Шаблони виробництва — технологічна карта товару з етапами, нормами матеріалів і умовами автоматичного запуску
• Мобільну сторінку «Мої етапи» для майстра у цеху — стартує, паузить, завершує етапи з телефону
• Облік браку з причинами, рішенням «доопрацювати чи списати» і фото
• Резервування та списання матеріалів зі складу за нормою
• Автоматичний розрахунок собівартості (матеріали + праця + підряд + втрати від браку)
• Сім тематичних звітів — від завантаженості виконавців до розкладки витрат по товарах

Чому виробництво й продажі мають жити в одному кабінеті

Класичний сценарій: продажі ведуться в одній системі, виробництво — в іншій, склад — у третій, фінанси — у четвертій. Менеджер бачить угоду, але не бачить, що партія застрягла на етапі «Збирання і декор». Майстер бачить завдання, але не бачить, що клієнт уже двічі телефонував і хоче скасувати половину обсягу. Бухгалтер бачить накладну, але не бачить, скільки фактично пішло матеріалу.

У RevukCRM ці шари зведено в одне місце. Виробниче замовлення прив'язується до угоди, угода — до контакту, контакт — до чату й історії дзвінків. Коли менеджер відкриває картку угоди, він бачить блок «Виробництво» з поточним етапом і прогресом. Коли майстер натискає «Готово» на своєму етапі, статус угоди може автоматично перейти у «Готово до доставки» — без жодних окремих сповіщень і копіювання у excel.

Це означає менше людей у ланцюжку, менше «передзвоніть-уточніть» і відсутність ситуацій, коли клієнту обіцяють те, що вже три дні стоїть на пів-готовому етапі.

З чого починається робота: шаблон виробництва

Перш ніж запустити перше виробниче завдання, для товару створюється шаблон виробництва — це технологічна карта: послідовність етапів і норма матеріалів на одну одиницю. Один товар — один базовий шаблон. Якщо товар має варіанти (розмір, начинка, оформлення), для кожного варіанта можна задати окрему версію — переписати лише той етап, який відрізняється.

Шаблон лежить у розділі Виробництво → Шаблони виробництва.

У новому шаблоні задається назва, обирається товар і додаються етапи. На прикладі вище — виробництво торта «Наполеон», чотири етапи: замісити тісто, випекти коржі, витримати їх, зібрати з кремом і прикрасити.

Що задається на кожному етапі

Для кожного етапу зазначаються:

• Назва і опис-інструкція — короткий пункт і розгорнутий текст для виконавця в цеху
• Хто виконує — конкретна людина, будь-хто з ролі, підрядник або «обрати при старті»
• Планова тривалість і технологічна пауза — наприклад, випекти коржі 45 хв, потім дати їм 6 годин охолонути й «віддати» вологу, тільки тоді збирати з кремом
• Обов'язковий чи опціональний — опціональні етапи активуються лише за умовою (наприклад, якщо клієнт замовив додаткову послугу)
• Чи можна виконувати паралельно з іншими етапами
• Режим списання матеріалів — на старті етапу чи при завершенні

На вкладці Матеріали до етапу прив'язуються рецепт-позиції: який матеріал з якого складу витрачається на одну одиницю товару. Можна писати константою (300 г борошна на корж), а можна формулою — коли норма залежить від атрибутів товару (для пошиття: «довжина тканини = довжина виробу + 10 см запасу»).

Окрема вкладка Тригери дає шаблону прив'язку до статусів угод: «коли угода переходить у статус «Прийнято в роботу» — створити виробниче завдання автоматично», «коли всі обов'язкові етапи готові — перевести угоду у «Готово до доставки», «коли зафіксовано брак — повернути угоду у статус «Доопрацювання».

Чому шаблон не зламає вже запущені завдання

Кожне виробниче завдання при створенні робить знімок шаблону. Якщо технолог завтра вирішить переписати рецепт або додати новий етап — це торкнеться лише нових завдань. Партії, які вже в роботі, продовжать жити за тими правилами, з якими стартували. Це знімає страх правити шаблон у живому процесі.

Виробничі завдання: дошка, список і три режими партії

Усі активні виробничі завдання збираються на Виробничій дошці. Це канбан із колонками-статусами та переключенням на список.

Завдання можна створити вручну — кнопкою + Нове завдання — або налаштувати автоматичний запуск з угоди. Модалка створення коротка: товар, кількість, режим партії, нотатки.

Три режими партії — під будь-який тип виробництва

Вся партія разом. Тісто замішується на всю партію тортів одразу, шиття меблевого комплекту йде однією бригадою, тираж візиток друкується одним прогоном. На кожному етапі — один старт, один «готово» на весь обсяг. Найшвидший і найекономніший режим.

Кожна одиниця окремо. Підходить для виробництва на замовлення: кожне крісло, кожна сукня, кожен персоналізований торт має свою «історію». На картці завдання видно «8 з 12 готово». Різні майстри можуть паралельно працювати над різними одиницями.

Розділяється за потреби. Партія стартує цілісно, але якщо на одному з етапів виявиться брак частини обсягу — виконавець «відколює» цю частину у суб-партію, яка повертається на попередній етап. Решта продовжує рухатись далі без затримки. Класичний випадок: столярка, де частина заготовок виявилась з тріщинами після первинної обробки.

Як виглядає дошка в різних розрізах

Колонки дошки можна перемикати між двома режимами:

• За статусом — класична картина: Очікує → В роботі → Частково готово → Готово → Скасовано
• За етапами — колонки відповідають назвам етапів (Замісити тісто, Випекти коржі, Витримати, Збирання і декор). Видно, де саме застрягла кожна партія

Поруч — кнопки групування рядками: за товаром, за виконавцем або за підрядником. Останнє особливо корисне керівнику: одразу видно, скільки партій зараз у Олени-кондитера, а скільки — на віддалі у підрядника, що робить декор.

Фільтри

Бокова панель фільтрів збирає кілька зрізів одночасно: період, режим партії, виконавця, підрядника, товар, угоду. Усі активні фільтри лічаться на кнопці й відображаються у URL — посилання на «всі прострочені замовлення на цей тиждень» можна скинути в чат колезі одним рядком.

Картка завдання: дев'ять вкладок керівника

Картка виробничого завдання — це робоче місце керівника. Тут дев'ять вкладок: Огляд, Етапи, Матеріали, Час, Підрядники, Файли, Брак, Історія, Чат.

На вкладці Огляд одразу видно:

• Прогрес обов'язкових етапів (скільки з чотирьох/п'яти готово)
• Поточний етап і відповідальний
• Планова й фактична дата старту та готовності
• Чи активовано додаткові послуги (наприклад, персональний напис на торті, святкове пакування)
• Розкладку собівартості — стане доступна після завершення першого етапу

Вкладка Етапи — це стрічка з усією послідовністю, де керівник бачить, на якому етапі зараз партія і може запустити, паузити чи заблокувати кожен етап.

Кнопки на кожному етапі:

• Старт — запускає трекування часу, етап переходить у «В роботі»
• Пауза / Продовжити — для технологічної перерви, обіду чи перенавантаження обладнання
• Завершити — відкриває модалку з полями: одиниці завершені, фактичні матеріали, фото, коментар, чек-ліст якості
• Заблокувати — для проблеми з ресурсами, з причиною; інший керівник бачить, що етап стоїть і чому
• Зафіксувати брак — окрема модалка для випадку, коли частина одиниць забракована

Поруч — інші вкладки: Матеріали показує норму, зарезервовано, списано і залишок; Час — фактичні години роботи з розрізом «робота / пауза»; Підрядники — передачі етапів зовнішнім виконавцям; Файли — фото готових одиниць, креслення, ескізи; Брак — усі зафіксовані випадки з причинами; Історія — повний аудит хто-що-коли змінив; Чат — обговорення завдання між менеджером, керівником цеху і виконавцем.

«Мої етапи» — окрема сторінка для виконавця в цеху

Виконавцю не потрібен доступ до дошки керівника, до фінансових звітів чи редактора шаблонів. Йому потрібно знати: що зараз в роботі, що чекає на старт, що завершено сьогодні. Для цього є окрема мобільна-first сторінка «Мої етапи» з трьома вкладками і лічильниками.

На картці етапу майстер бачить:

• Фото товару і варіант
• Кількість одиниць у партії (для режиму «по одиниці» — «8 з 12»)
• Назву етапу і поточний статус
• Інструкцію — згорнуту, розгортається тапом
• Технологічну паузу, якщо вона на цьому етапі (наприклад: «Доступно з 14:30 — чекаємо охолодження коржів»)
• Матеріали з нормою
• Чек-ліст контролю якості
• Додаткові послуги, які замовив клієнт

Великі кнопки ПАУЗА і ЗАВЕРШИТИ — щоб можна було натиснути навіть у тістом на руках. Окремі — Скасувати старт (якщо помилково натиснув не той етап) і Зафіксувати брак. Сторінка оновлюється в реальному часі: коли керівник у кабінеті розблоковує етап чи перепризначає виконавця, майстер у цеху бачить це без перезавантаження.

Облік браку: причини, рішення, фото

Брак — окремий блок із власним довідником і логікою. Спершу адмін заводить причини браку — те, як ваше виробництво ділить причини: «Брак сировини», «Помилка налаштувань обладнання», «Людський фактор», «Дефект пакування». Це довідник, з якого виконавець обирає при фіксації.

Коли майстер натискає «Зафіксувати брак», відкривається модалка з полями:

• Причина зі справочника
• Кількість одиниць з браком (для режиму «вся партія») або які саме одиниці (для режиму «по одиниці»)
• Рішення:
  • Повернути на етап — одиниці повертаються на попередній етап, цикл переробки запускається заново
  • Списати — одиниці виводяться з обсягу як втрати
• Якщо повертаємо — на який саме етап
• Фото браку (з компресією перед завантаженням, щоб не з'їдати трафік телефону)
• Текстовий опис

Кожен повторний цикл переробки рахується окремо. Шаблон може мати обмеження «не більше двох циклів повернення на цей етап» — після другого цикл переходитиме на наступний рівень контролю, замість нескінченної переробки.

Облік фінансово. Брак можна враховувати двома способами: включати у собівартість готових одиниць (так роблять у валових виробництвах із малою часткою браку) або виносити окремо як збитки (так роблять, коли важливо бачити «чисту» собівартість продукту і поряд — фінансовий ефект втрат). Налаштування — на рівні шаблону.

Матеріали та склад: резервування і списання

Виробництво без обліку матеріалу — це не виробництво, а лотерея. Коли створюється завдання на 5 тортів, RevukCRM автоматично резервує на складі ту кількість борошна, цукру, масла, яєць і крему, яка прописана у нормах етапів. Якщо чогось не вистачає — повертається попередження зі списком нестач, а керівник одразу бачить, чого і скільки треба докупити.

Списання можна налаштувати під свій процес:

• На старті етапу — коли всі матеріали забираються одразу при початку (типово для штучного виробництва)
• При завершенні — коли точна цифра відома тільки після факту, а норма — це орієнтир
• З ручним коригуванням — виконавець у модалці завершення підставляє фактичне витрачання (наприклад, тісто розповзлось і борошна пішло більше)

На вкладці Матеріали в картці завдання керівник бачить три колонки одночасно: норма, зарезервовано, списано. Якщо списано більше норми — індикатор «Перевитрата». Якщо резерв менший за норму — «Нестача». Це позбавляє місячних інвентаризацій-сюрпризів: ви бачите розбіжності в реальному часі.

Окрема логіка для варіантних матеріалів: коли крем буває трьох видів (масляний, заварний, вершковий), а рецепт говорить «500 г крему» — система не вирішить за майстра, який саме. Вона повідомить «Чекає вибору» і виконавець обере варіант при старті етапу.

Собівартість: автоматично, із знімком ставок

Собівартість партії RevukCRM рахує сама. Не за формулою «10% націнки на матеріали», а реальну — з матеріалів зі складу за актуальною ціною, праці виконавців за їхньою годинною ставкою, оплати підрядникам і фінансових втрат від браку.

Розкладка показується на трьох рівнях:

1. По завданню — сумарно і на одну одиницю
2. По етапах — скільки на кожен етап пішло матеріалів, праці й передачі підряду
3. По категоріях — матеріали vs праця vs підрядники vs втрати від браку

Ключовий момент — знімок ставок. Коли етап завершується, система фіксує ту годинну ставку виконавця, ту ціну матеріалу й ту ціну підрядника, які діяли на момент завершення. Якщо завтра ставка підвищиться, історична собівартість партії, виконаної вчора, не «попливе». Це принципово для довгих виробничих циклів і для коректного аналізу маржі по угодах.

Цифра собівартості потрапляє назад у картку угоди — менеджер бачить реальний прибуток від клієнта, а не оцінку зверху.

Сім звітів виробництва

Окремий розділ Звіти виробництва збирає сім тематичних вікон.

• Виробничі завдання — обсяг, статуси, середній час циклу. Бачите динаміку: скільки створюється, скільки завершується, скільки скасовується
• Завантаженість — години роботи на виконавця, топ-перформери, середня тривалість етапу. Корисно для премій і для розуміння, кого треба розвантажити
• Прострочення — завдання та етапи з пропущеним терміном, з годинами перевищення. Без цього звіту керівник дізнається про проблеми останнім
• Матеріали — норма vs факт, вартість, перевитрата у відсотках по кожному матеріалу
• Підрядники — кому скільки передавалось, скільки прийнято, скільки відхилено, скільки виплачено, який відсоток браку
• Собівартість — розкладка витрат по товарах: де ви заробляєте, а де тільки покриваєте витрати
• Брак — причини, етапи, фінансовий вплив. Допомагає побачити повторювані проблеми і вкласти ресурс саме в той етап, де брак найдорожчий

Кожен звіт фільтрується за період (тиждень / місяць / квартал / власний діапазон) і експортується у CSV або XLSX для бухгалтера.

Підрядники й передача етапів назовні

Не всі етапи виконуються своїми силами. Виготовлення цукрових фігурок для торта, гравіювання, лазерне різання, складна вишивка — часто йдуть до зовнішнього майстра. У RevukCRM для цього є окремий розділ Підрядники з власним довідником і власною логікою передач.

Коли керівник передає етап підряднику, фіксується ціна (фіксована, погодинна або змінна), термін повернення, технічне завдання, прикріплені файли (ескізи, специфікації), політика передачі матеріалів і факт передачі з фото при потребі.

Окрема функція — частковий прийом. Підрядник зробив 50 одиниць, із них 45 нормальної якості, 5 — у браку. Замість того щоб приймати або повертати всю партію цілком, керівник у модалці прийомки відмічає: 45 — прийняти, 5 — відхилити. П'ять одиниць повертаються підряднику з причиною, інші продовжують рухатись далі.

Якщо ви хочете, щоб підрядник сам бачив свої замовлення — у нього є окремий обмежений портал без доступу до решти CRM.

Автоматизація: тригери, що рухають угоди й самі створюють завдання

Можна вручну створювати кожне завдання — це нормально для невеликого обсягу. Але швидко стає зрозуміло, що ця ручна робота — те, що CRM має взяти на себе.

У шаблоні виробництва на вкладці Тригери прописується чотири типи зв'язків з угодами:

• Старт — статус угоди, при переході у який автоматично створюється виробниче завдання
• Готово — статус, у який переходить угода, коли всі обов'язкові етапи виконано
• Скасування — статус, у який переходить угода при скасуванні виробничого завдання
• Брак / Доопрацювання — статуси, у які переходить угода при фіксації браку чи повторного циклу

Окремо — тригери на старт і завершення кожного етапу: при старті випічки можна автоматично надсилати клієнту повідомлення «Ваше замовлення в роботі», при завершенні останнього етапу — створювати задачу логістиці «Підготувати до доставки».

Це знімає з менеджера обов'язок щодня перевіряти, на якому етапі чий заказ. Система сама рухає статуси і сама сповіщає, коли вимагається людська увага.

Кому це підходить

Логіка модуля — гнучка під різні типи виробництва. Кілька реальних прикладів того, як її конфігурують.

Кондитерка і випічка — приклад, на якому побудовані скрини в цій статті. «Вся партія», етапи Замісити тісто → Випекти коржі → Витримати → Збирання і декор. Технологічна пауза 6 годин після випічки — щоб коржі віддали вологу й крем не розмочував верхній. Тригер: коли угода у «Прийнято», створюється завдання; коли всі етапи готові, угода стає «Готово до доставки».

Швейне виробництво. «Вся партія разом», етапи Розкрій → Шиття → Прасування → Контроль якості. Шаблон на модель, варіантні версії для розмірів. Підрядник на вишивку.

Меблі на замовлення. «Кожна одиниця окремо» — бо кожен кухонний модуль або шафа має свою конфігурацію. Виконавець обирається при старті — система розкидає замовлення по майстрах. Технологічна пауза для висихання лаку. Фотофіксація обов'язкова.

Столярка і ковка. «Розділяється за потреби» — частина заготовок завжди йде в брак після первинної обробки, і потрібен механізм відколювання. Підрядники часто зі своїм матеріалом — поле «політика передачі матеріалів» це підтримує.

Тиражі, контрактне виробництво. Кілька дрібних замовлень об'єднуються в одну партію через майстра агрегації: економічно, бо переналаштування обладнання робиться раз, а не для кожного замовлення окремо.

Що далі

Модуль виробництва у RevukCRM покриває повний цикл — від моменту, коли угода переходить у «Прийнято в роботу», до моменту, коли готова партія оприходовується на склад. Він знімає три великі проблеми класичних виробничих компаній: розрив між продажами і цехом, ручний облік матеріалів і браку, неможливість порахувати реальну собівартість.

У наступних статтях цього кластера буде глибший розбір окремих частин — налаштування етапів, облік браку, собівартість, списання матеріалів, звіти.