Вчасно.Каса в RevukCRM: фіскальні чеки прямо з картки угоди

Якщо ваш бізнес продає товари чи послуги в Україні, фіскалізація чеків — це не опція, а обов'язок. Вчасно.Каса — український пРРО, а у RevukCRM є готова інтеграція, яка дозволяє створювати фіскальні чеки прямо з картки угоди або контакту — вручну в один клік або автоматично, як тільки клієнт оплатив.

У цій статті — повна покрокова інструкція як підключити віджет за 10 хвилин і почати працювати.

Що ви отримуєте після підключення

• Фіскальні чеки прямо з угоди. Кнопка в картці угоди — чек створено, фіскальний номер автоматично прив'язаний до угоди й контакту
• Історія чеків клієнта. У картці контакту бачите всі його чеки, суми продажів і повернень
• Повна автоматизація. Налаштовуєте тригер «статус угоди → Оплачено» — чеки створюються самі
• Передоплати, післяоплати, повернення. Підтримуються всі типи фіскальних операцій
• Маппінг оплат. Готівка, картка, безготівковий, змішаний — кожен спосіб з CRM мапиться на потрібний фіскальний тип
• Управління зміною каси. X-звіт, Z-звіт, авто-відкриття зміни на перший чек, авто-закриття за розкладом
• Два варіанти підключення. Хмарне API для онлайну і Device Manager для POS-обладнання

Перед стартом

Вам знадобляться:

1. Активний акаунт Вчасно.Каса — реєстрація на kasa.vchasno.com.ua
2. Створена каса у кабінеті Вчасно.Каса (Торгові точки → Каса)
3. API-токен від цієї каси — як його згенерувати, покажемо нижче

Крок 1. Як отримати API-токен у Вчасно.Касі

Перейдіть у ваш кабінет kasa.vchasno.ua — у розділ Торгові точки та каси.

Знайдіть свою касу, натисніть три крапки (⋮) праворуч від неї і у меню оберіть Налаштування каси.

Знайдіть розділ Токен і розгорніть його. Якщо токена ще немає — натисніть Згенерувати і скопіюйте отриманий рядок. Це і є ваш API-токен для інтеграції з RevukCRM.

⚠️ Важливо: також запам'ятайте назву каси (поле «Назва каси» у верхній частині сторінки) — її потрібно буде ввести в RevukCRM точно так само.

Крок 2. Знайдіть Вчасно.Касу в маркетплейсі RevukCRM

У RevukCRM зайдіть у Налаштування через бокове меню. У блоці ІНТЕГРАЦІЇ натисніть на картку Встановлення віджетів — це маркетплейс RevukCRM зі всіма готовими інтеграціями.

У маркетплейсі знайдіть картку Вчасно.Каса. Натисніть на неї.

Крок 3. Огляньте можливості і встановіть віджет

Відкриється детальний опис віджету: для чого він, які можливості, які дії стають доступними в автоматизаціях.

Прокрутіть нижче і ви побачите блок Дії для автоматизацій — чотири дії, які з'являться у вашому конструкторі автоматизацій одразу після встановлення:

• Створити фіскальний чек
• Скасувати фіскальний чек (чек повернення)
• Відкрити зміну каси
• Закрити зміну каси (Z-звіт)

У самому низу натисніть кнопку Встановити та перезавантажте сторінку.

Крок 4. Перейдіть до налаштувань Вчасно.Каси в RevukCRM

Закрийте вікно опису і поверніться на сторінку Налаштування. Прокрутіть її вниз — у блоці ВІДЖЕТИ з'явилася картка Вчасно.Каса. Клікніть на неї.

Крок 5. Додайте першу касу

Перший запуск показує порожній стан — «Немає кас». Натисніть Додати касу.

Відкриється форма налаштування нової каси. Заповніть верхню частину:

• Назва каси — як вона буде називатися в RevukCRM (за замовчуванням «Основна каса»)
• Основна каса — увімкніть, якщо ця каса буде використовуватись за замовчуванням для нових чеків
• Тип підключення — залиште Cloud API для онлайн-роботи; перемкніть на Device Manager лише якщо у вас фізичний магазин із касовим обладнанням
• API Токен — вставте токен, який ви скопіювали з Вчасно.Каси на Кроці 1
• Назва пристрою — введіть точно ту назву каси, яка вказана у вашому кабінеті Вчасно.Каса (наприклад, «Тестова каса»)

Після введення токена і назви пристрою форма виглядатиме так:

Крок 6. Налаштуйте фіскальні параметри і маппінг оплат

Прокрутіть нижче — блок Фіскальні параметри і Маппінг оплат.

Фіскальні параметри:

• Податкова група — оберіть код, який буде застосовуватись до товарів за замовчуванням. Найчастіше ПДВ 20% для платників ПДВ або Без ПДВ для єдиного податку
• Поле коду товару — що передавати у фіскальний чек як код товару (за замовчуванням артикул SKU)
• Поле назви товару — що використовувати як назву позиції в чеку (за замовчуванням name)

Маппінг оплат — таблиця, де ви прив'язуєте способи оплати з CRM до офіційних фіскальних типів. Базовий маппінг встановлено автоматично: Готівка → Готівка, Картка → Картка, Безготівковий → Безготівковий, Змішаний → Картка.

Крок 7. Управління змінами і додаткові опції

Ще нижче — блок Управління змінами і Додатково.

• Авто-відкриття зміни — рекомендуємо увімкнути. Тоді на перший чек дня зміна відкриється сама, і ваш менеджер не отримає помилку «зміна не відкрита»
• Авто-закриття зміни — увімкніть, якщо хочете щоб зміна закривалась за розкладом (наприклад, о 23:00 щодня). Гарантує, що Z-звіт сформується навіть якщо ніхто не натиснув «Закрити зміну» вручну
• Касир за замовчуванням — ПІБ касира, який буде підставлятися в чеки. Необов'язково
• Тестовий режим — увімкніть на час пробних запусків. Чеки створюватимуться у Вчасно.Касі, але не надсилатимуться до ДПС

Натисніть Зберегти. Каса з'явиться у списку зі статусом Cloud (або DeviceManager) і позначкою Основна.

Як працювати з фіскальними чеками вручну

З картки контакту

Відкрийте будь-який контакт. Праворуч ви побачите іконку Вчасно.Каса — натисніть на неї. Відкриється панель з історією чеків клієнта: продажі, повернення, нетто, кількість чеків.

З картки угоди

Відкрийте будь-яку угоду з прив'язаними товарами. Праворуч теж є іконка Вчасно.Каса. Клікніть на неї — побачите блок «Фіскалізація» зі статусом угоди і кнопкою Створити перший чек.

Натисніть на кнопку — відкриється форма створення чеку. У ній автоматично підставляються всі позиції угоди (товари, кількість, ціна), а вам залишається обрати:

• Спосіб оплати: Готівка / Картка / Безготівк. / Змішана
• Тип операції: Повна оплата / Передоплата / Післяоплата
• За потреби — додати ще товари вручну

Натискаєте Створити — RevukCRM відправляє запит у Вчасно.Касу і повертає фіскальний номер. Чек прив'язується до угоди й контакту.

Автоматична фіскалізація через автоматизації

Найцікавіше починається тут. У RevukCRM ви можете створювати фіскальні чеки без жодного кліку — система зробить це сама, як тільки виконаються ваші умови.

Найпопулярніший сценарій:

Тригер: Угода → статус змінився на «Оплачено» Дія: Вчасно.Каса → Створити фіскальний чек (Спосіб оплати: Картка, Позиції: товари з угоди)

Клієнт оплатив через сайт — статус угоди змінився — чек створено автоматично, фіскальний номер додано до угоди, посилання можна відправити клієнту в наступному кроці автоматизації (Email, SMS, Viber, Telegram).

Інші робочі сценарії:

• Готівка тільки для роздрібу. Тригер «угода закрита» + умова «спосіб оплати = Готівка» → дія «Створити чек (готівка)»
• Передоплата + остаточний чек. Дві автоматизації: одна на статус «Передоплата отримана» (тип: передоплата), друга на «Повна оплата» (тип: післяоплата)
• Авто-повернення. Тригер «статус → Повернення» → дія «Скасувати фіскальний чек» (повертає останній чек угоди)
• Авто-закриття зміни о 23:00. Тригер за розкладом → дія «Закрити зміну каси». Гарантує Z-звіт навіть якщо команда забула
• Фіскалізація + ланцюжок дій. Створити чек → змінити поле «Фіскалізовано» → додати тег → надіслати повідомлення менеджеру у внутрішній чат

Усі чотири дії віджета доступні в конструкторі автоматизацій з підказками і шаблонними змінними.

Як відправити чек клієнту

Після фіскалізації віджет повертає URL чеку — посилання, за яким клієнт може переглянути або завантажити PDF з QR-кодом ДПС. Відправити його клієнту можна будь-яким каналом, який налаштований у вашому CRM:

• Email — через інтеграцію AWS SES або власний SMTP
• SMS — через SMS-провайдера
• Viber, Telegram, Instagram, Facebook — через відповідні віджети месенджерів
• Скопіювати посилання — і відправити вручну

У сценарії автоматизації просто додайте крок «Надіслати повідомлення» одразу після «Створити чек» і використайте змінну {{widget_result.receipt_url}} у тексті повідомлення.